أفكار هامة لإدارة مكتب المحاماة

المحاماة ليست ممارسة للترافع فقط ! بل هي عملية تنظيم متكاملة لأداء ممارس المهنة ، ومن ذلك ما يتعلق بترتيب البيت الداخلي للمحامي، وإدارة مكتبه بشكل صحيح، وسوف أتناول بعض عناصر الإدارة الناجحة لمكاتب المحاماة من تجربتي:

1. استكمال فريق العمل بالمكتب من محامين ومستشارين ومعقبين وعلاقات عامة ورقابة وغيرها، فمن الخطا أن يتبوأ المحامي عادة أدوار في وقت واحد ؟ فقد يتسبب ذلك في فوات فرصة أو تأخر إنجاز أو ضياع محررات أو انخفات الجودة. وهذه التهابات السلبية تقع عندما لا يكون العمل مؤسسياً و منظماً، ولا يتم فيه توزيع الأدوار والمهام بشكل متوازن وبحسن اختيار .

2. وضع نظام لأرشفة المعاملات وترتيبها بالمكتب ، بما يحفظ أوراقها من الضياع و سهل الرجوع إليها والاستفادة منها في القضايا المشابهة

3. عمل نظام للمهام المتكررة، ومن ذلك إعداد تمازج العقود والإقرارات والتسويات والخطابات المختلفة للمحاكم وغيرها

4. الانضباط بالعمل والالتزام بساعات الدوام لجميع العاملين بالمكتب ، ولا مجاملة هنا، فمن وقع في أخطاء تسببت بضرر لعميل فلا يجوز السكوت عن خطئه، بل يجب اتخاذ الإجراءات الضامنة لعدم تكرار الخطأ .

5. حسن استقبال العملاء، واختصار وقت انتظار هم بالمكتب، وتقديم الخدمات التي يستحقونها بموجب العقد بكل أريحية، وتزويدهم بالتقارير الدورية ومن الأخطاء الموجودة للاسف لدي بعضنا إهمال العميل، وعدم الرد على اتصالاته، وعدم تزويده بمستجدات قضيته

6. وضع جدول أسبوعي بمواعيد الجلسات و المراجعات والاجتماعات، ومتابعة تنفيذه بشكل كامل.

7. تطبيق مبدأ السرية في العمل، وكتمان المعلومات عن غير أصحابها

8. الاستعداد لأي طارئ في العمل، ووجود بدائل لكل مهمة، واحتياطيين للترافع. ولذلك بحسن أن تكون الوكالة المعدة من العميل لعدد من المحامين، أو أنها تمنح حق توكيل الغير.

9. تفعيل دور الرقابية في متابعة سير القضايا ومعالجة أي تعثر يطرأ عليها .

10. الاهتمام بتدريب منسوبي المكتب، وحضورهم للفعاليات ذات الصلة بالعمل.

11. السيطرة السريعة على أي مشكلة تقع بالمكتب

12. إنشاء مكتبة كبيرة بمقر العمل تضم أهم المراجع للبحث والدراسة

13. تحفيز العاملين بالمكافآت لضمان استمرارهم في الوظيفة بسبب صعوبة العمل .

14. التخلص من مواجهة الفضوليين ومن لا ينتفع المكتب باستقبالهم

15. التفكير في استثمار العوائد الجيدة في أنشطة مناسبة للمهنة مثل النشاط العقاري .

والله الموفق،،